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16.00 est toujours trop tard et trop tôt, quoi que vous vouliez faire

Important et urgent

Le client avant tout, surtout en cas de problème

Les cinq freins au succès

La loi de Pareto

Définition de la collaboration

Faites votre travail par ordre de priorité

Tellement simple d'échanger

Qui agit avant de penser voit souvent ses délais dépassés

Je n'en ai simplement pas le temps

Vous ne pouvez pas tout faire vous-même

Vivez au présent

Le multi-tasking, c'est pour les PC

L'ordre est seulement nécessaire pour qui est trop paresseux pour chercher ?

Gérer l'humeur du lundi matin

Les routines ne sont pas mauvaises en soi

Marquer des points

Conventions relatives à l’utilisation de la messagerie électronique

10 règles de base lors des réunions

La communication se compose de deux parties

Les conflits et l'e-mail

Le meilleur manager

La direction a décidé que...

Les bonnes réunions, c'est comme les nouvelles télévisées

16.00 est toujours trop tard et trop tôt, quoi que vous vouliez faire (J.-P. Sartre)

Mais reporter ne veut pas dire renoncer, même pour les tâches rebutantes. Comment éviter de re-pousser la misère devant vous ?

Dressez une liste d'output. Ca fait du bien de rayer une tâche (rebutante) achevée.

Mettez-vous y. Tout comme plonger dans une piscine froide, temporiser ne fait qu'aggraver la difficulté.

Faites plus souvent des petits peu. Vous détestez le classement ? Ne le laissez alors pas s'accumuler, mais faites de l'ordre quotidiennement.

Récompensez-vous lorsque vous avez terminé une tâche ennuyeuse.

Important et urgent

Il y a tant à faire, mais vous ne pouvez pas accorder la priorité à tout. Comment choisir?

Vous classez les tâches selon les catégories "important" et "urgent".

 Urgent Pas urgent
Important

Crises

Problèmes urgents

Projets dont la date limite est proche

Réunion soudaine

Préparation

Prévention

Planning

Développement de relations

Optimalisation de processus

Pas importantCertains mails, réunions, appels téléphoniques Publicité dans votre courrier

Consultants qui veulent se présenter

Dans la situation idéale, la plus grande partie de votre temps est consacrée à "Important - Non urgent".

Le client avant tout, surtout en cas de problème

Lorsqu'un client prend contact avec l'un d'entre nous pour communiquer un problème, c'est une opportunité d'amélioration. Et il est absolument essentiel que la personne contactée prenne ses responsabilités jusqu'au bout à ce niveau. Comment pouvons-nous aider le client, même si le problème n'entre pas dans notre domaine habituel de compétences ?

  • soit nous résolvons le problème en faisant appel aux collaborations qui s'imposent;
  • soit nous trouvons à qui il revient de résoudre le problème (même si cela demande un peu de temps), nous communiquons le problème à cette personne et nous nous assurons qu'elle va tout mettre en oeuvre pour trouver la solution;

quoi qu'il en soit, nous recontactons le client pour lui dire qui prend dorénavant en charge la résolution de son problème.

Les cinq freins au succès

FREIN 1 : l'indifférence

Si un objectif vous importe peu, vous ne pourrez libérer l'énergie pour le réaliser.

FREIN 2 : l'indécision

Après l'analyse vient la phase de décision et d'exécution. Rester coincé dans les analyses et la planification vous empêche d'atteindre des résultats.

FREIN 3 : le doute

Il est sain d'avoir une attitude critique, mais dès que le doute sape votre confiance en vous ou en vos collègues, il constitue un frein au succès.

FREIN 4 : l'inquiétude

L'inquiétude est un trait de caractère utile. Elle vous tient alerte. Néanmoins, si vous vous tracassez et tournez en rond, c'est un signe d'overdose.

FREIN 5 : la prudence

Celui qui ne fait rien ne peut rien rater, mais n'arrive nulle part non plus.

La prise de risques raisonnables est un point positif, "l'ereur èst permmise".

La loi de Pareto

Pareto affirme que 20% des causes résultent en 80% des conséquences.

Vu sous un autre angle :

Avec 20% de vos efforts, vous obtenez 80% de vos résultats.

Avec 80% de vos efforts, vous obtenez 20% de vos résultats.

Avez-vous déjà constitué un graphique Pareto de votre emploi du temps versus vos résultats ?

Définition de la collaboration

Votre problème est le mien.
Et non l'inverse.

Faites votre travail par ordre de priorité

Cela peut sembler un peu trivial, mais il est très tentant de commencer par les tâches faciles à faible rendement, et de terminer par les tâches rebutantes à rendement élevé. Après avoir fait tout le reste, il ne vous reste plus de temps, jusqu'à ce qu'il soit trop tard.

Tellement simple d'échanger

"Si j'ai une pierre, que tu en as une aussi et que nous les échangeons, nous aurons, au bout du compte, chacun une pierre. Si maintenant, j'ai une idée, que tu en as une aussi et que nous les échangeons, nous aurons, au bout du compte, chacun deux idées."

Qui agit avant de penser voit souvent ses délais dépassés

Nombre d'entre nous courent toute la journée, prenant en charge tout ce qui se présente.

Or, si nous réservions quelques minutes par jour pour un peu réfléchir et tracer notre itinéraire, nous irions bien plus loin. C'est pourquoi :

Consacrez les 30 premières minutes de chaque semaine à votre planning hebdomadaire et les 10 premières minutes de chaque journée à votre planning journalier.

Je n'en ai simplement pas le temps

Comment pouvez-vous créer du temps ?

1. Notez 3 choses importantes que vous reportez depuis déjà longtemps, et que vous pouvez en fait commencer directement.

2. Imaginez que vous ayez une heure supplémentaire chaque semaine, votre 169e heure. Une heure sans rendez-vous, une heure creuse, une heure "magique". 60 minutes pour faire ce que vous auriez en fait déjà dû faire depuis longtemps, mais pour quoi vous n'avez jamais trouvé le temps.

3. Supposez que vous puissiez réitérer la semaine passée, où intercaleriez-vous cette heure "magique" ? Parcourez pour cela votre agenda de la semaine dernière.

4. Placez l'heure magique dans cette semaine.

5. Faites de "l'heure magique" une habitude hebdomadaire.

Vous ne pouvez pas tout faire vous-même

Lorsque vous vous sentez submergé par vos trop nombreuses tâches, il existe un moyen pratique de trier ces choses à faire : le contrôle des 4 D.

1. "Dump" (larguez)

Il y a un tas de choses qui ne doivent pas vraiment être faites. Celles-là, il vaut mieux les jeter à la poubelle.

Ex. : Vous pouvez dissuader un consultant désireux de vous vendre quelque chose dont vous n'avez pas besoin en lui disant que son offre est très intéressante, mais que vous n'avez pas de budget pour cela. Soudainement, ce consultant n'aura plus de besoin urgent d'un contact personnel.

2. Déléguez.

Ce qu'un autre peut faire mieux, plus vite et à moindre prix, vous ne devez pas le faire vous-même. Suivez ici la méthode enseignée dans les formations en management.

3. "Do later" (faites plus tard).

Ce que vous voulez et devez quand même faire vous-même, planifiez-le dans votre agenda. Prenez ren-dez-vous avec vous-même.

4. "Do now" (faites maintenant).

Si c'est suffisamment important pour le faire et si c'est tellement urgent qu'il vaut mieux le faire au-jourd'hui, fixez-vous un délai dans lequel ça doit être terminé et mettez-vous au travail.

Vivez au présent

Nous consacrons 40% de notre temps à râler sur des choses qui sont passées. Hélas, ce qui est fait est fait.

Nous passons 40% de notre temps à spéculer sur des choses qui pourraient peut-être nous arriver.

Nous utilisons 20% de notre temps pour travailler de façon productive dans le PRESENT. Le seul moyen d'y arriver est la concentration. Travaillez à 1 tâche à la fois et concentrez-vous plus fortement que d'ordinaire. Les soucis n'auront ainsi pas le dessus.

Le multi-tasking, c'est pour les PC

Ne travaillez qu'à une tâche à la fois. Formulez d'abord ce que vous voulez atteindre, vérifiez si cette tâche vous rapproche de la réalisation de vos objectifs et concentrez-vous un maximum sur cette tâche unique. Ne vous laissez pas distraire par la pagaille sur votre bureau, par l'arrivée d'un e-mail ou par un imprimé publicitaire.

L'ordre est seulement nécessaire pour qui est trop paresseux pour chercher ?

Voilà une bien piètre excuse pour cette pagaille sur votre bureau. Des documents que vous devez encore lire, des notes, des feuilles de papier, des piles de rapports grandissantes qui peuvent dégringoler à tout moment, ne font que vous déconcentrer et vous empêchent de travailler de manière organisée.

Alors rangez votre espace de travail. Commencez par une des piles sur votre bureau. Utilisez la logique des quatre D (cf. Conseil "Vous ne pouvez pas tout faire vous-même") comme critère de sélection. Et dans le cas où vous doutez si quelque chose doit être archivé ou non, faites le test de nécessité : si je jette ceci, est-ce que cela manquera à quelqu'un ? Essayez de ne toucher qu'une fois chaque document.

Gérer l'humeur du lundi matin

CON-FU A DIT: "On peut facilement éviter la déprime du lundi matin en travaillant sept jours par semaine" ;-)

 

Vous n'êtes pas au top de votre forme en début de semaine? C'est assez compréhensible. Notre mauvaise humeur du lundi ne serait qu'un conflit entre nos pulsions naturelles et nos obligations professionnelles. Voici quelques conseils qui peuvent vous aider...

- Consultez le planning de la semaine et réjouissez-vous des projets intéressants auxquels vous allez prendre part.

- Etablissez votre programme de la journée.

- Mettez-vous au travail en évitant, si possible, de commencer par la tâche qui vous intéresse le moins.

Les routines ne sont pas mauvaises en soi

La routine quotidienne est la plus puissante : êtes-vous déjà souvent arrivé non rasé au travail ? De même vous n'oubliez jamais votre café du matin. Si vous avez une tâche qui revient quotidiennement, faites-en une routine. Cela s'applique à l'établissement de votre planning quotidien : l'idéal est de le faire coïncider avec votre premier café.

La routine la plus pratique est la routine hebdomadaire : réunion de travail chaque jeudi ? Alors, il est logique que vous établissiez l'agenda chaque lundi.

Il n'existe pas de routine mensuelle.

Marquer des points

Les résultats ne tombent pas du ciel.

Ils commencent par la prise d'initiatives.

Pour cela, il faut du courage, de la créativité, une bonne idée.

Les bonnes idées, vous les trouvez dans votre environnement de travail direct : des choses qui vous gênent tous les jours et que vous souhaitez changer, le bon sens qui peut simplifier des méthodes de travail complexes.

La deuxième étape est la mise en oeuvre de l'idée.

Pour cela, il vous faut de la persévérance, car rien ne s'obtient sans effort.

La troisième étape est l'achèvement. La balle doit finalement arriver entre les piquets, et non quelque part dans la surface de réparation.

Conventions relatives à l’utilisation de la messagerie électronique

1. Tout le monde traite quotidiennement ses courriels, mais il convient d’y répondre dans le délai spécifié par l’expéditeur, qui s’élève à minimum 24 heures. Si le délai doit être plus court, d’autres moyens existent également: téléphone, contact personnel,…

2. Dans le champ dédié au sujet, indiquez clairement sur quoi porte le message, ce que vous attendez du destinataire.

3. Utilisez les possibilités du logiciel : follow-up, rules, signature automatique avec votre numéro de téléphone, activation de la fonction « out-of-office » lorsque vous vous absentez plus d’une journée…

4. La longueur d’un courriel ne doit pas dépasser l’écran. Le courriel doit être concis, bien structuré et ne porter que sur un seul sujet.

5. Seul le destinataire principal est appelé à agir (et non les personnes en copie).

- idéalement, il n’y aura qu’un seul destinataire principal.

- l’action attendue doit apparaître clairement.

- le nombre de personnes en copie doit être limité au strict minimum. Un courriel n’est pas un parapluie.

6. Adoptez un langage correct et prenez garde aux fautes orthographe, soignez le lay-out de votre message.

7. Les jeux, chaînes de courriels, discussions et querelles n’ont pas leur place dans la communication professionnelle.

8. N’imprimez les messages qu’en cas de stricte nécessité.

9. Les informations durables figurent sur l’intranet, elles ne doivent pas être envoyées à tout le monde par courriel.

Il en va de même pour les documents consultés ou traités par les collègues.

10. Respectez la nétiquette : ayez l’esprit large lorsque vous recevez un courriel, faites preuve de retenue et de respect lorsque vous envoyez un courriel. Relisez vos courriels avec un oeil critique avant de les envoyer.

10 règles de base lors des réunions

1. Chaque réunion commence à l’heure prévue et ne dure pas plus longtemps que nécessaire.

2. L’ordre du jour et les documents à discuter sont parcourus au préalable.

3. Les présentations sont concises, claires et complètes.

4. Il est aussi important d’écouter que de parler.

5. Nous défendons notre opinion et argumentons notre point de vue.

6. Nous nous attaquons aux problèmes, pas aux personnes.

7. Pas d’apartés ni de confrontations, mais une réelle collaboration.

8. Nous recherchons le consensus, nous voulons progresser.

9. Nos conclusions sont concises et fermes.

10. Un rapport clair confirme rapidement les accords convenus.

La communication se compose de deux parties

La partie à laquelle nous pensons le plus, c'est l'information, la discussion, la transmission...

Mais l'autre partie est au moins aussi importante : l’écoute.

Ne laissez pas l'écoute au hasard. Si quelqu'un souhaite vous dire quelque chose mais que vous êtes trop occupé(e) et que vous décidez de ne pas l'écouter, dites-le-lui et demandez-lui de revenir plus tard.

Si vous décidez de l'écouter, faites le vide dans votre tête et

... manifestez votre intérêt.

... restez concentré(e).

... posez des questions.

... cherchez les clés : quel message cette personne veut-elle exactement vous transmettre ?

... évitez les interruptions.

... n'écoutez pas uniquement avec vos oreilles.

... prenez des notes.

Les conflits et l'e-mail

Si vous devez faire passer un message désagréable à une personne dans le cadre d'un contact personnel, vous pouvez immédiatement voir sa réaction. Si vous vous êtes exprimé(e) trop fortement ou de manière confuse, vous pouvez directement vous rattraper, même encore avant d'avoir complètement terminé votre message.

Si vous communiquez le même message par téléphone, vous ratez une grande partie de la communication non verbale. Vous prenez donc un risque. Néanmoins, vous pouvez encore vous rattraper rapidement selon la réaction de votre interlocuteur.

Si vous transmettez ce même message au moyen d'une lettre, vous ratez cette opportunité également. Heureusement, la plupart des lettres sont relues deux fois. Une fois lorsque vous la rédigez, une fois lorsque vous l'imprimez. Vous pouvez donc encore vous raviser et adapter la formulation.

Lorsque vous envoyez le même message par mail, vous ratez environ toutes les possibilités de rectification. L'e-mail est une source potentielle de conflits.

Le meilleur manager

"Le meilleur manager est celui qui sait trouver les gens talentueux pour faire les choses, et qui sait aussi réfréner son envie de s’en mêler pendant qu’ils les font."

(Theodore Roosevelt)

La direction a décidé que...

Avec cette petite phrase, vous pouvez quasiment étouffer toute critique. Il y a des managers qui s'imaginent qu'en empêchant toute critique, les gens oublieront tout. L'inverse est cependant vrai. Si vous étouffez quelque chose, vous pouvez vous attendre à ce que cela explose tôt ou tard. Il est plus efficace de donner des infos de base pertinentes que de pratiquer la politique du parapluie.

Les bonnes réunions, c'est comme les nouvelles télévisées

• Elles commencent pile à l'heure, quels que soient les absents

• Leur contenu est structuré

• Elles sont préparées à 100%

• Elles débutent par l'annonce des points essentiels

• Elle ne durent pas trop longtemps

• Elles se terminent bien à temps (ou plus tôt)