Vele kwaliteitsmanagers of organisatiedeskundigen zeggen dat ze onvoldoende steun krijgen van hun leiding of collega’s om processen te verbeteren. Wat kan je daar aan doen? Vertaal je idee van procesoptimalisatie in het oplossen van een probleem.
Je kan mensen hun werkwijze laten veranderen, door hen iets te bieden wat goed voor hen is, gezien vanuit hun eigen standpunt. Processen aanpassen is dat waarschijnlijk niet. Hen het leven gemakkelijker maken misschien wel.
Zoek dus een performantieprobleem en los dat op door gebruik te maken van procesverbetering. Misschien is je directie zich al bewust van dat performantieprobleem, of misschien moet je dat nog aantonen.
5 gemakkelijke manieren om performantieproblemen te vinden.
1. Waar lopen de kosten op?
Managers zijn gevoelig voor kosten die stijgen en de informatie is gemakkelijk te vinden. Dus gebruik die gegevens uit de boekhouding en budgetopvolging. Met een tijdreeks in een grafiek heb je een hefboom in handen om duidelijk te maken wat er gebeurt.
2. Waar zit het tijdverlies?
Tijdverlies wordt veroorzaakt door bottlenecks, wachten of herstelwerk. Dus als je collega’s hoort klagen dat ze hetzelfde werk nog eens moeten overdoen, of dat ze achterop lopen, of moeten wachten tot anderen hun stuk van het werk gedaan hebben, dan heb je het begin van een performantieprobleem vast.
3. Waar klagen collega’s dat ze niet genoeg resources of budget hebben?
Je kan er geld op inzetten dat een vraag van collega’s voor meer budget of medewerkers betekent dat er een inefficiënt proces gebruikt wordt. Ze zien dat niet zelf omdat ze niet gewoon zijn om naar processen te kijken. Zoek naar processen die onnodig complex zijn, te veel stappen hebben, te veel validatiepunten moeten passeren of waar gewoon een pak administratie overheen gegroeid is.
4. Wat is de belangrijkste klacht van de klanten?
Pareto kan hier helpen. En als je geen database met klantenklachten hebt, dan kan je nog altijd gewoon de vraag stellen aan de collega’s die dagelijks in direct contact komen met de klanten. Die hebben daar een goed zicht op.
5. Welke financiële doelstellingen worden niet gehaald?
Hier heb je wellicht wat meer werk aan. Het niet halen van financiële doelstellingen kan te wijten zijn aan niet-financiële oorzaken. Als klanten te lang moeten wachten op een offerte daalt de kans dat ze ingaan op de offerte. Als er fouten staan in een factuur, dan is de kans groot dat ze niet tijdig betaald zal worden… Maar dan heb je een sterke case om het hele proces eens door te lichten.
Stel je op als partner om een oplossing te vinden
De 5 manieren om een performantieprobleem te vinden volstaan niet. De stap daarna is het tonen dat je kunt helpen om dat op te lossen. Dus maak je je huiswerk grondig:
- Een probleemdefinitie schrijven met daarin een becijferd resultaat van de gewenste oplossing
- Een stappenplan maken om te komen tot deze resultaten door gebruik te maken van een nieuwe manier van werken.
- Zet de proceseigenaar aan het stuur en stel je coachend op.
En als je op het eind van het traject kan aantonen dat dit performantieprobleem is opgelost, heb je een bijkomend argument om andere processen ook een opfrisbeurt te geven.
