Procesbeschrijvingen, je hebt ze in alle maten en gewichten.
Maar één eigenschap hebben ze allemaal gemeen:
het kost veel
moeite om er iets nuttigs van te maken.
In het boek “procesmanagement for dummies” dat ik nog moet
schrijven zullen volgende 3 tips alvast aangevinkt worden met
een 
Door Tony Vanderbruggen
Specificeer eerst wat u met uw procesbeschrijvingen wil
realiseren.
Twee extreme voorbeelden tonen het verschil in benadering:
- Een grote organisatie met 100 filialen verspreid over het hele land wil de werkwijze van de filiaalmedewerkers stroomlijnen zodat de dossiers op het centrale kantoor vlotter kunnen verwerkt worden.
- Een team wil een beter proces ontwikkelen voor intern gebruik.
In het eerste geval zal het proces duidelijk uitgetekend worden in een flowchart, daarna gepubliceerd via het intranet. Alle procesbeschrijvingen van de centrale afdelingen zullen eenzelfde stramien volgen, zodat de verschillende procesbeschrijvingen voor de gebruikers gemakkelijk te hanteren zijn. De klemtoon ligt hier op het standaardiseren door een gemeenschappelijke werkwijze te communiceren.
In het tweede geval zal een tekening op een flipchart en een creatieve discussie de kern vormen. De klemtoon ligt dan in het creatief analyseren van het bestaande proces en het overeenkomen van een eventueel nieuw proces met de onmiddellijk betrokken partijen.
Definieer welke indicatoren je nodig hebt en wat je met die indicatoren zal doen
Een proces is slechts een skelet. Geen spierkracht, geen dynamiek uit zichzelf. Pas wanneer je een aantal praktijkgevallen het proces laat doorlopen, zie je hoe het proces werkt doorheen de organisatie. En dan kan je bepalen wat je wil meten om de effectiviteit en efficiëntie te verhogen.
Denk over de eigen operationele grenzen heen, maar hou het concreet
Een proces begint bij de klant en eindigt bij de klant. Hokjesdenken is dus helemaal niet gepast. Anderzijds is het erg lastig om te vertrekken van metaprocessen, die op te delen in operationele processen en nadien in subprocessen en activiteiten. Je loopt het risico om te eindigen in een echte spaghetti, waar je je oorspronkelijk doel kwijt raakt.
