De kwaliteitsfunctie wordt dikwijls gezien als een moeilijke om in te vullen. Men kan zich de vraag stellen of de aangebrachte argumenten daarvoor wel steek houden. Op vraag van de directie of gewoon met de steun ervan hebben veel bedrijven initiatieven opgestart rond kwaliteit met als doel de continue verbetering van hun resultaten. De “baas” van elke organisatie is als eindverantwoordelijke voor alles, in bijzonderheid ook voor de kwaliteitsfunctie. Ik ben nog nooit een baas tegengekomen die vond dat kwaliteit voor zijn organisatie niet van belang was. Hoe komt het dan dat in vele bedrijven men niet volledig tevreden is met de manier waarop kwaliteit wordt gemanaged? Ligt de ‘fout’ bij de baas of bij de kwaliteitsfunctionaris? Als je het leiderschap dat de baas moet aan de dag leggen onderzoekt, dan zie je dat er helemaal geen tegenstelling is met de kwaliteitsfunctie. In tegendeel, er is sprake van een symbiose!
De volgende overwegingen zouden iedereen moeten toelaten meer inzicht te krijgen in deze problematiek.
Door Jean Waty, Bbest
1- DE INZET
Elke directie van een organisatie (productie, diensten of overheid, etc) is verantwoordelijk voor de realisatie van de doelstellingen die aan hen werden toegewezen. Om te slagen omringt een baas zich met medewerkers en verdeelt de verantwoordelijkheden. Elke baas vertaalt zijn ambities door zijn beleid en strategie te verspreiden over de ganse organisatie. Zijn succes zal afhangen van zijn leiderschap en zijn kwaliteiten als manager van het team dat hij rond zich verzameld heeft. De eisen die aan dit leiderschap gesteld worden worden gedefinieerd aan de hand van de ‘best practice’ van het hedendaagse management.
2- DE “BAAS”
Om zijn leiderschap vorm te geven, moet een “baas”:
- Aangeven welke weg zal gevolgd worden: Hij bepaalt de missie, visie en de waarden van zijn organisatie, in overeenstemming met zijn beleid en strategie. Alles moet erop gericht zijn aan de noden van de ‘stakeholders’ te voldoen. Hij handelt als ‘te volgen voorbeeld’.
- Zelf actief zijn: Hij faciliteert en werkt mee aan het opstellen en verbeteren van de processen van de organisatie.
- Innovatie ondersteunen: Hij stimuleert nieuwe ideeën. Hij maakt de nodige tijd en middelen vrij om die ideeën in de praktijk om te zetten.
- Gedragsverandering aanmoedigen: Teamwerk en motivatie zijn belangrijk. Inspanningen en goede resultaten worden naar behoren beloond.
- Open staan voor partnership: Hij staat open voor externe en interne samenwerking die bijdraagt tot de doelstellingen.
- Efficiënt communiceren: Hij verzorgt op geregelde en gestructureerde manier de communicatie zodat de genomen acties en hun resultaten gekend worden in de organisatie.
- De taken verdelen, delegeren: Het organigram en de functiebeschrijvingen maken aan elke medewerker duidelijk wat zijn taken en verantwoordelijkheden zijn.
DELEGATIE VAN DE KWALITEITSFUNCTIE
Hoewel de baas altijd het geheel van de verantwoordelijkheid behoudt, delegeert hij functies, onder meer de kwaliteitsfunctie, vooral in grote organisaties. Een medewerker wordt aangeduid als ‘kwaliteitscoördinator’ (of een andere titel). Dit kan fulltime ingevuld worden, of het kan gecombineerd worden met andere functies.
| DE TOEGEVOEGDE WAARDE VAN EEN KWALITEITSCOÖRDINATOR De kwaliteitscoördinator bevindt zich op het kruispunt van verscheidene belangrijke activiteiten en hij heeft veel kennis van de organisatie en zijn processen. Dit laat hem toe om managementsystemen op te zetten die het kwaliteitsgebeuren ondersteunen. Met als doel de continue verbetering van de resultaten, zowel de technische als de financiële resultaten. En dit voor alle stakeholders: personeel, klanten, maatschappij en aandeelhouders. |
3- DE KWALITEITSFUNCTIE
De kwaliteitscoördinator staat schouder aan schouder met de baas als het gaat om het efficiënt ontwikkelen en implementeren van de kwaliteitsfunctie in het bedrijf. De coördinator moet zo optreden dat het leiderschap van de baas het best tot zijn recht kan komen:
De gevolgde weg: hij waakt erover dat de organisatie handelt volgens de visie, missie en waarden die zijn gedefinieerd. Hij gebruikt een bewaking van de metingen van de resultaten om zich ervan te vergewissen dat het beleid en de strategie geschikt zijn en hij streeft naar continue verbetering.
- Betrokkenheid bij de actie: hij neemt deel aan het ontwikkelen en implementeren van processen, aan het ontwikkelen van maatstaven om ze te meten, zodat alle betrokkenen tevreden kunnen zijn van het resultaat. Hij waakt erover dat de geschikte methodes van kwaliteitsmanagement nuttig en correct worden toegepast. Hij stuurt en neemt deel aan de verbeterprojecten en verbetergroepen van de organisatie.
- Zorg om innovatie: hij is zoekt naar nieuwe tools of methodes die de prestaties van de organisatie kunnen verbeteren.
- Gedragsverandering: hij stimuleert teamwork, selecteert verbeterprojecten en animeert verbetergroepen op de werkvloer.
- Partnership: hij neemt deel aan de ontwikkeling van partnerships, intern en extern, die synergieën kunnen opleveren.
- Communicatie: hij werkt mee aan het ontwikkelen en implementeren van gepaste kanalen voor een efficiënte communicatie, zodat al het personeel geïnformeerd blijft van de objectieven, projecten en resultaten.
- Delegeren van taken: hij verzekert zich ervan dat elke functie binnen de organisatie zijn deel van de verantwoordelijkheid opneemt om de kwaliteit van producten en processen te verzekeren. Meer in het bijzonder de functies die sterk gelieerd zijn aan kwaliteit:
- Human resources voor het binnenhalen, ontwikkelen en managen van de juiste competenties
- Procesverantwoordelijken voor de vlotte implementatie van processen en de meting van de relevante resultaten
- Operationeel verantwoordelijken zoals productie voor de kwaliteit van producten en diensten, het studiebureau voor optimaal productontwerp, de commerciële diensten voor het oplossen van klantenklachten, etc
- Controllers voor het uitwerken van boordtabellen van de resultaten en voor het verminderen van overbodige kosten.
KWALITEITSCOÖRDINATOR: 3 ACTIVITEITSGEBIEDEN
Vanuit bovenstaande overwegingen kunnen we drie grote deelgebieden onderscheiden die dienen ingevuld te zijn om de kwaliteitsfunctie ten volle waar te maken:
- Een adviseur en opleider zijn om het succes van de kwaliteitsgedachte te garanderen
- Een motor zijn van continue verbetering
- Een contactpunt zijn met een netwerk aan externe contacten om mogelijke manieren tot verbeteren te kunnen detecteren.
KWALITEITSCOÖRDINATOR: EEN BELANGRIJKE FUNCTIE?
Het is de taak van de baas om het belang van de kwaliteitsfunctie binnen de organisatie te ondersteunen. Wordt de kwaliteitsfunctie gereduceerd tot een technisch gebeuren van conformiteit van het product of de dienst aan een specifieke norm? Of wordt de kwaliteitsfunctie in tegendeel opgevat op een manier die erop gericht is het leiderschap van de baas optimaal te laten renderen?
Het is de baas die beslist over de positie binnen de organisatie van de kwaliteitsfunctionaris en over de grootte van het speelveld waarop hij kan actief zijn. Van deze beslissing hangt de draagwijdte en de impact af van het succes van een kwaliteitsinitiatief.
BASISKENMERKEN VAN DE KWALITEITSCOÖRDINATOR
|
KWALITEITSCOÖRDINATOR: HET PROFIEL
Welke eigenschappen en persoonlijkheid een kwaliteitscoördinator nodig heeft, hangt eveneens af van bovenstaande beslissing mbt de positionering van de kwaliteitsfunctie binnen de organisatie. Schouder aan schouder staan met de baas of daarentegen gevangen zitten in een meer technisch verantwoordelijkheidsdomein: deze keuze zal een invloed hebben op de ontwikkeling en het succes
van de carrière van de kwaliteitscoördinator.
KWALITEITSCOÖRDINATOR: EEN FUNCTIE VAN DE DIALOOG
Als conclusie van de verschillende naar voor gebrachte ideeën, lijkt het zo te zijn dat er een permanente dialoog noodzakelijk is tussen de baas en zijn kwaliteitscoördinator om de symbiose en de convergentie tussen beiden te maximaliseren. Aldus wordt het welslagen van een kwaliteitsinitiatief verzekerd, op weg naar Excellence!
CONCLUSIE
Het overlopen van de parallellen tussen het leiderschap van de “baas” en de functie “Kwaliteit” in de organisaties (een productiebedrijf, een dienstenorganisatie of een publieke of privé administratie) toont aan dat er geen tegenstrijdigheid is in hun doelstellingen. Elk facet van de eisen die gesteld worden aan het leiderschap van de “baas” wordt geschraagd door de functies van de Kwaliteitscoördinator, … en vice versa. Wie moet dan de hand in eigen boezem steken wanneer er ontevredenheid bestaat over het beheer van de kwaliteitsfunctie in de eigen organisatie?
