De VDAB behaalde als eerste Vlaamse overheidsinstelling het ISO 14001-milieucertificiaat. ISO 14001 is een managementsysteem dat milieuprestaties van de bedrijfsvoering systematisch wil verbeteren, volgens een internationale norm. De implementatie van ISO 14001 past volledig in het EFQM-kwaliteitsmodel dat de VDAB hanteert. Hoe kwam dit project tot stand?
Een interview van Herwig De Meyer, kwaliteitsadviseur VDAB met Ignace Naeyaert, coördinator milieuzaken en operationele facility.
Waarom koos de VDAB om een ISO 14001 certificaat te behalen?
Sinds mei 2002 werd de Vlaamse overheid verplicht aan milieuzorg te doen. Interne milieuzorg behoort tot onze ondernemingsdoelstellingen binnen onze sociaal-maatschappelijke opdracht. De VDAB wil een actieve rol spelen en toonaangevend zijn in zijn inspanningen omtrent de zorg om het leefmilieu. Uit een vooronderzoek bleek immers dat de milieu-inspanningen van de VDAB in aanmerking kwamen om een ISO-certificaat te behalen. Dit is meteen het op één na hoogste niveau van milieuzorg binnen de Vlaamse overheid.
In november 2002 besliste het management van de VDAB om de inspanningen voor het behalen van het ISO 14001-certificaat te kaderen in de EFQM-werking. Als streeftermijn werd eind 2005 vooropgesteld.
De VDAB wil met een goed milieubeleid het goede voorbeeld geven voor zijn collega's, klanten en omwonenden. Met meer dan 4.500 medewerkers en duizenden cursisten heeft de VDAB een grote impact op het milieu. Zuinig en milieubewust omgaan met energie en water, verstandig omspringen met afval en duurzame mobiliteit draagt bij tot de totale kwaliteit van de dienstverlening. We besteden speciale aandacht aan een indirecte milieuzorg via onze beroepsgerichte opleidingen: milieubewustzijn wordt geïntegreerd in onze opleidingen. De cursisten nemen dit als competentie mee, als ze een job vinden. Eind 2006 overhandigde minister Peeters het ISO-14001-certificaat aan de VDAB, na een succesvolle externe audit door het auditbureau SGS.
Hoe gebeurde de organisatie bij de VDAB?
Bij de VDAB was reeds een milieucel actief. Deze werd opgericht binnen de afdeling facility, waaronder het gebouwenbeheer en ook het aankoop- en logistiek beheer van de VDAB. Deze integratie laat toe coherent op te treden en milieu in de diverse domeinen te integreren. De milieucel zorgt voor het juridisch, administratief en technisch milieubeheer, en heeft eveneens een milieuhelpdeskfunctie.
De VDAB wenste de ISO 14001 te implementeren in alle 66 competentiecentra en 22 administratieve hoofdgebouwen, verspreid over het Vlaams en Brussels Hoofdstedelijk Gewest. Belangrijk was ook dat zowel de top als de basis betrokken is bij de uitvoering. Iedereen is mee verantwoordelijk. Daarom werd de milieucel uitgebreid met een centrale ecocel en provinciale ecoteams. De draagwijdte en het niveau van het milieubeleid en de milieuzorg wordt bepaald door de Ecocel. Dit centrale forum treedt op als ‘directievertegenwoordiger’ en doet het beleidsvoorbereidend werk, zoals de opmaak en goedkeuring van het centrale milieuprogramma, de milieudoelstellingen, de beoordeling van de milieuprestaties en de milieuzorg, de integratie in het EFQM-systeem, …. De ecocel bestaat uit vertegenwoordigers van de verschillende afdelingen en de dienst kwaliteit.
Zo is de betrokkenheid van de verschillende diensten gewaarborgd en wordt de haalbaarheid van de voorstellen bewaakt. Een gelijkaardige structuur vinden we provinciaal terug. In elke provincie zijn 2 Ecoteams operationeel: een Ecoteam Arbeidsmarktwerking en een Ecoteam Competentiecentra. De Ecoteams worden geleid door een regionale directeur en zijn samengesteld uit de lijnverantwoordelijken, zoals campus-managers, facilitymedewerkers, de communicatie-expert en de kwaliteitscoach. Deze ecoteams nemen het centrale VDAB-milieuprogramma als basis voor een provinciaal milieuprogramma, waaraan zij concrete regionale acties koppelen. De Ecoteams volgen de rapporten van de interne audits op en bepalen lokale verbete-ringsacties. Zij rapporteren hierover aan de centrale Ecocel. Zo worden zowel top-down als bottum-up alle personeelsleden bij de milieuzorg betrokken.
Daarnaast zijn er ook centraal gecoördineerde acties, bv. sensibiliserende campagnes rond bepaalde thema’s (energie, mobiliteit …).
Hoe verloopt de interne audit?
De interne audits zijn een belangrijk instrument voor de kwaliteit van de milieuzorg en het streven naar een continue verbetering van de milieuprestaties. De VDAB voert 3 soorten interne audits uit: de conformiteitsaudits met de wetgeving, de systeemaudits en de operationele audits.
- De conformiteitsaudits checken de naleving van de wetgeving en worden door de milieucel zelf uitgevoerd, omwille van de vereiste expertise.
- De systeemaudits gaan de implementatie van de milieu-richtlijnen na. Dit gebeurt door de regionale kwaliteitscoaches.
- De operationele audits polsen naar de praktische implemen-tatie van de milieu-instructies op de werkvloer.
De medewerkers facility voeren deze audits uit op basis van checklisten. De resultaten van alle interne audits worden kwalitatief en kwantitatief beoordeeld en gebundeld op zowel centraal als provinciaal niveau. Deze aanpak laat toe de verbeterde prestaties te duiden.
Wat zijn voor jou de kritische factoren en te overwinnen knelpunten?
Het invoeren van een managementsysteem vereist de goedkeuring van de directie. Maar dit is niet voldoende! Het personeel verwacht tevens van de directie engagement en voorbeeldgedrag.
- Binnen de VDAB heerst een cultuur van performantie en total quality. Toch is het invoeren van een milieuzorg-systeem in een groot aantal locaties en met een impact op alle personeelsleden geen sinecure. De provinciale ecoteams zijn daarbij heel belangrijk. Ze bieden tevens een garantie naar verankering en betrokkenheid van de regionale leidinggevenden.
- Daarnaast mogen we ook de globale kadering niet uit het oog verliezen. Veelal wordt enkel aan de directe impact gedacht: het energieverbruik, de afvalstoffenproductie, het waterverbruik, etc… Veel moeilijker omschrijfbaar en realiseerbaar is de indirecte impact van een organisatie op de diverse stakeholders. ‘Welke milieuboodschap geef je mee aan een werkzoekende die een opleiding volgt? Welke zijn de passende attitudes? Hoe kan/moet deze cursist reageren indien deze bij tewerkstelling in een milieuonvriendelijke omgeving terecht komt?’ De betrokkenheid van alle afdelingen is vereist. De sensibiliserende impact van bepaalde afdelingen wordt soms onderschat. Het is belangrijk dat iedere afdeling bij het uitvoeren van de activiteiten de milieureflex maakt. Pas als dit spontaan gebeurt, kunnen we spreken over integratie en verankering.
- De invoering van het milieuzorgsysteem viel midden in een reorganisatie. Dit leidde tot een veranderde organisa-tiestructuur met nieuwe ecoteams en ‘nieuwe’ vertegen-woordigers. Deze aanpassing zorgde voor vertraging in de uitvoering van de plannen.
- Een bijkomend belangrijk aandachtspunt is de communicatie. Teveel communiceren is bijna even verkeerd als te weinig communiceren. Een goede balans tussen kwalitatieve boodschappen en communicatie van de behaalde resultaten is niet eenvoudig. Communicatie-boodschappen verspreid je best via diverse kanalen (intranet, affiches, bijlagen bij loonstroken …) en gespreid in de tijd om de aandacht gaande te houden.
Waren al die inspanningen nu de moeite waard, m.a.w. wat is het kosten/baten plaatje?
De VDAB heeft het ISO 14001-certificaat behaald en daar zijn we fier op. Het certificaat prijkt in alle 90 VDAB-lokaties. Maar belangrijker dan het behalen van het certificaat is de dynamiek die onder het personeel op gang is gebracht. Milieuzorg is bij de VDAB een zaak van velen geworden. Maar nog belangrijker zijn de vele best practices zoals bv. de opslag van gevaarlijke stoffen, REG (Rationeel Energie Gebruik), infrastructuur voor waterzuivering en solventrecupe-ratie bij de carrosserie en huisschilders. Door de introductie van een performante monitoringsoftware kan het energie- en waterverbruik van elke lokatie nu in detail worden opgevolgd. Deze verbruiksgegevens staan op de agenda van de Ecoteams. In één jaar tijd werd het energieverbruik voor alle locaties met ongeveer 5% teruggeschroefd. Dit betekent een besparing van ongeveer 140.000€/jaar.
Welke uitdaging zie je nog voor de toekomst?
De verdere uitbouw en integratie van de duurzaamheidsgedachte samen met de verankering van de milieuaspecten in alle activiteiten en alle afdelingen. Geen gemakkelijke opdracht, maar wel volledig aansluitend op de sociaal-maatschappelijke opdracht van de VDAB.
Samenvatting
In dit artikel krijgt u een schets van de wijze waarop VDAB omgaat met diverse milieuaspecten. VDAB koos voor het ISO 14001 model en legt uit hoe dit groeide en concreet geïmple-menteerd is in alle geledingen van de organisatie en ook gelinkt is met de globale kwaliteitswerking die gebaseerd is op het EFQM model. De specifieke aanpak van de interne auditing wordt nader toegelicht. Daarna worden de kritische factoren en knelpunten onder de loep genomen. Daarbij blijkt dat de rol van de leiding cruciaal is naast veel aandacht voor de communicatie. Uiteindelijk blijkt het kosten-baten plaatje, hoewel niet eenvoudig te becijferen, toch positief uit te vallen. Vooral het introduceren van een perfomante monitoring-software voor energie- en waterverbruik blijkt zijn vruchten af te werpen. Ook voor de overige doelstellingen en milieuprestaties (beheer van afval, grondstoffen, kantoormateriaal, mobiliteit enz.) zijn cijfers voorhanden die wijzen op belangrijke besparingen.
