Om de bovenstaande bewering kracht bij te zetten heeft Intys Consulting onlangs contact gehad met Elia, de beheerder van het hoogspanningsnet in België. Elia handelt steeds meer in de geest van haar eigen sensibiliseringscampagnes, die gaan over duurzame ontwikkeling en het bevorderen van eco-verantwoord gedrag. Het meest uitgesproken initiatief vond plaats eind 2013 tijdens de verhuis van enkele departementen naar het nieuwe, volledig passieve en als « nul-energie » geclassificeerde gebouw « Monnoyer ». Daar vond een voor iedereen gemakkelijk en concreet uitvoerbaar project plaats, namelijk hoe afval te beperken en goed te sorteren in een bedrijfscontext.
Door Charlotte Desmidt, Catherine Georges, Sandrine Raedts, Bram De Bock, Marie Gerzat, Intys
WAAROM? DE CONTEXT
Het initiatief, gelanceerd in 2012, bestond uit drie steunpunten:
- EEN NIEUWE REGELGEVING - Het sorteren van PMD is verplicht geworden in Vlaanderen vanaf 2013, in Brussel vanaf 2014 en in Wallonië vanaf 2016 ;
- DE INTERNE COHERENTIE - Harmonisatie van de veranderingen gebeurt op alle sites en in alle departementen ;
- DE BEDRIJFSCULTUUR - Elia en haar werknemers willen zich meer en meer engageren voor het milieu en in lijn blijven met het passieve gebouw en het in 2009 verkregen eco-dynamische label voor hun site l'«Empereur».
WAT? DE DOELSTELLINGEN
Als maatschappelijk verantwoorde onderneming had Elia het doel om een nieuw project te implementeren aangaande afvalbeheer en –sortering. Concreet hield het project de analyse en globale verbetering in van de afvalcyclus in de bedrijfscontext om zo in lijn te zijn met haar duurzaamheidswaarden.
- UPSTREAM: een aanzienlijke vermindering van het afvalvolume via het vervangen van plastieke bekers door tassen, het introduceren van een «Clean Desk Policy», «Paperless Policy», enz. ;
- DOWNSTREAM: het optimaal sorteren van afval door gebruik te maken van duidelijke en strategisch geplaatste afvaleilanden op iedere verdieping (vlak aan de toiletten, nabij koffiezetapparaten, aan drukke doorgangen, enz.) in plaats van individuele vuilnisbakken aan iedere bureau.Het goed opvolgen van de gedragsveranderingen is belangrijk omdat het veranderen van de omgang met afval een impact heeft op een groot aantal werknemers, en dat op dagelijkse basis.
Afvaleilanden i.p.v. vuilnisbakken aan iedere bureau
Een vergelijkende studie wees uit dat de kosten (bestaande uit de vaste kosten, de schoonmaak- en onderhoudskosten, enz.) van de afvaleilanden ten opzichte van de individuele vuilnisbakken nadeliger waren op korte termijn. Toch heeft het management zich achter deze verandering geschaard en ze ook uitgevoerd omdat het de duurzaamheidswaarden van Elia weerspiegelde.
EN TOEN? DE RESULTATEN
De automatismen werden in vier weken aangeleerd en het afvalvolume is significant verminderd van 800L naar 200L per verdieping. Daarnaast was er een afname op te tekenen van het slecht- en niet-gerecycleerd afval dankzij de afvaleilanden.
De uitdaging is nu om het « Facility Management » beleid te verbeteren zodat de daling van de milieukosten (met een factor 4) gevolgd worden door een daling van de totale schoonmaakkosten. Die kost hangt niet af van het totaal aantal uitgedragen vuilniszakken of van het gewicht van de zak, maar van het aantal keer dat er personeel afval uitdraagt. Dat gebeurt tot op heden dagelijks.
EN NU ? JULLIE BEURT !
Het juiste project op het juiste moment
De nieuwe afvalpolitiek is op natuurlijke wijze voortgevloeid uit de drang naar duurzaamheid na de ingebruikname van het nieuwe gebouw door Elia. Het moment om het project te lanceren was dan ook ideaal.
De voorwaarden voor een snelle en optimale gedragsverandering
Enkele voorwaarden voor een goede implementatie, zoals door Elia geïdentificeerd, zijn hieronder opgelijst. Ze lijken sterk op de criteria voor efficiëntie en effectiviteit bij de « Lean » filosofie:
- Een heldere en gestandaardiseerde communicatie, bijvoorbeeld door het introduceren van kleurcodes ;
- Kiezen voor modulaire eilanden om continue aanpassingen en verbeteringen mogelijk te maken ;
- Gebruiksvriendelijkheid voor het schoonmaakpersoneel beogen ;
- Strategische plaatsing: op zichtbare en frequent bezochte doorgangen of plaatsen, of op plaatsen waar veel afval voorkomt (om zo de verplaatsingskosten te minimaliseren) ;
- Afschaffen van alle alternatieven voor de afvaleilanden.
Het belang van een pilootprogramma
Door een pilootprogramma op een van de afdelingen te houden, heeft Elia het verzet tegen de veranderingen proberen na te gaan. Ook heeft men proactief aanpassingen kunnen testen (voor de eigenlijke lancering) en de benodigde tijd te bepalen om nieuwe automatismen aan te leren en nadien te implementeren volgens de « big bang » methode.
Beleving, discussie en deelname
Het is belangrijk om zowel goed te communiceren naar als regelmatige discussiemomenten te houden met de onderworpen werknemers. Op die manier kan geluisterd worden naar hun positieve en negatieve gevoelens en kunnen tips gedeeld worden.
Elia heeft de resultaten, feedback en aanpassingen van het pilootproject gedeeld om de werknemers hun angst te doen overwinnen en hen van de haalbaarheid te overtuigen.
Constante, specifieke en effectieve communicatie
De bezorgdheid, die de verandering voorafging, werd door het delen van succesvoorbeelden uit het project weggenomen. Dit heeft bijgedragen aan het globale welslagen van de implementatie.
De specifieke vrees voor tijdverlies door de vele verplaatsingen, werd door Elia gepareerd door volgende voorbeelden aan te halen:
Uit het bedrijfsleven : ook printers worden gedeeld en staan reeds op een centrale plaats per verdieping ;
Uit het privéleven : ook hier verdwijnt afval automatisch in de vuilbak, ondanks dat er niet een in ieder kamer voorzien is.
Bovendien is het noodzakelijk om het project te presenteren als een definitieve en duurzame keuze, waarbij geen stap terug mogelijk is. Bij Elia is die onomkeerbare aanpak goed ingeburgerd en wordt ze nu standaard bij nieuwkomers geïntroduceerd. Dat versnelt op zijn beurt het aanvaardingsproces van de verandering.
Steeds het grotere plaatje zien
Het is belangrijk om vanaf de start een globale aanpak te beogen en te denken aan alle fasen in de levenscyclus van afval (zowel up- als downstream).
CONCLUSIE
Dit succesvolle project is niet het einde van het verhaal. Het moet veeleer de springplank zijn naar een continue verbetering richting duurzaamheid. De volgende stappen zijn: het verminderen van de frequentie van het schoonmaken of het volume van containers (momenteel constant gebleven ondanks de vermindering van het afvalvolume), het papier- en inktverbruik verlagen, enz. Nog maar eens een voorbeeld dat zelfs kleine acties een groot verschil kunnen maken!
