Gerda Serbruyns, |
In 2000 startte de Vlaamse overheid met het project ‘Anders Werken’ en voerde het structureel telewerken in. Een van de doelstellingen is om zowel de kwaliteit van werkvoorwaarden voor de medewerker als de kwaliteit van het geleverde werk te bevorderen. De Vlaamse Overheid bestaat uit 75 geresponsabiliseerde organisaties met 40.000 werknemers in het totaal.
Het begon als een ‘gebouwenverhaal’
In een eerste fase lag de nadruk vooral op een nieuwe kantoorinrichting: het delen van werkplekken, keuze van de werkplek naar gelang van het werk en het clean desk-principe. Er werd overgeschakeld naar groepsklassement zowel digitaal als op papier. Ook telewerk werd mogelijk, zowel structureel als occasioneel; er kon zowel thuis als in een satellietkantoor gewerkt worden.
In 2005 besliste de Vlaamse regering om al hun nieuwe gebouwen in te richten volgens het principe ‘Anders Werken’. Bij de aanvang van het project lag dus het accent vooral op het efficiënter gebruik van dure kantoorruimtes.
Evolutie naar een geïntegreerde aanpak
Gaandeweg werden accenten verlegd en groeide het project uit naar plaats- en tijdonafhankelijk werken, aangestuurd worden op resultaten en coachend leidinggeven.
Er kwam meer aandacht voor het welbevinden van de medewerkers en betere combinatie van werk en privé. Om de nadelen van de open kantooromgeving te reduceren evolueerde men naar halfopen werkomgevingen en geluidsdichte cockpits.
Bij nieuwe projecten wordt nu van bij de start samengewerkt met alle betrokken partners: management, communicatie, facilitaire diensten, ICT, dienst archivering en digitalisering en ondersteuning vanuit HR.
Men evolueert ook om het aantal telewerkdagen per jaar toe te kennen. Medewerkers gingen te veel vasthouden aan hun drie telewerkdagen per week, waardoor flexibiliteit in het gedrang kwam.
Goede ondersteuning bij de invoering bevordert vertrouwen
In de beginperiode lokte het verlies van een vaste werkplek, zowel bij medewerkers als bij leidinggevenden, weerstand uit. Leidinggevenden vreesden ook controleverlies over medewerkers die niet zichtbaar aanwezig waren.
Dit vangen we op met workshops waarin ervaringen gedeeld worden. Er worden ook instrumenten voor selectie, opvolging van resultaten en samenwerking in een team aangereikt. Met deze aanpak wordt vertrouwen ondersteund en ebt de initiële weerstand meestal snel weg.
Op dit moment is de vraag naar telewerk bij medewerkers zelfs groter dan het aanbod; jammer genoeg is telewerk nog niet in alle organisaties van de Vlaamse Overheid geïmplementeerd.
Voordelen van ‘Anders werken’
Medewerkers ervaren telewerken als een kans en als vertrouwen; vaak wordt er zelfs meer gewerkt. Ook de betere balans tussen werk en privéleven wordt erg gewaardeerd.
Een ander belangrijk voordeel is het efficiënter inzetten van kantoren. Door de al gerealiseerde projecten kan de kantooroppervlakte met 20% verminderd worden.
Bij de aanvang van een project zijn er wel andere investeringen vereist zoals nieuwe kantoorinrichting, laptops, internetaansluitingen; maar deze worden ruimschoots gecompenseerd door de winst op andere vlakken.
Continue opvolging is een noodzaak
Anders werken is geen doel op zich maar een middel om efficiënt en doelgericht te werken. Dit moet constant bewaakt worden om niet te verglijden naar landschapskantoren met vaste werkplekken en leidinggevenden in een cockpit.
Er moet ook blijvend aandacht gaan om de organisaties waar telewerken nog niet kan, te stimuleren om er mee aan de slag te gaan.
