Share knowledge and exchange experiences
to achieve and maintain excellent sustainable results.

De 10 must-do’s van KPI-monitoring

Leer deze must-do's van buiten, hang ze boven je bed of maak er een liedje van dat als een oorwurm blijft door je hoofd gaan. Maakt niet uit hoe je ze onthoudt, zolang het maar helpt om de principes van het meten in je organisatie vast te houden.

1. Het is een proces, geen gebeurtenis.

Het meten van prestaties start niet met een brainstormworkshop, geen rapport van een externe consultant of een dashboard app. Monitoring is een proces van nadenken over het verschil dat je echt wilt (zeg maar een doel bereiken), hoe je dat verschil zou opmerken, hoe je dat verschil zou kunnen kwantificeren en hoe je het verschil zou kunnen monitoren naarmate het zich ontvouwt.

2. Meten om te leren en te verbeteren, niet vergelijken en beoordelen.

Eigenaarschap en betrokkenheid zijn de moeilijkste dingen om te krijgen bij het meten van prestaties. En de hoofdoorzaak is bijna altijd dat maatregelen worden gebruikt om mensen of groepen te vergelijken met anderen of met normen of benchmarks, of om ze als goed of niet goed genoeg te beoordelen. Meten bereikt niets goeds als de mensen er niet achter staan. Maar het bereikt verbazingwekkende dingen als het iedereen helpt om te leren en te verbeteren.

Stop met het meten van mensen en teams en laat ze in plaats daarvan meten om hun eigen processen te verbeteren.

3. Betekenisvolle doelen zijn resultaatgericht, niet actiegericht.

Meten wat je allemaal gedaan hebt of rapporteren of je al dan niet je mijlpalen bereikt is meer het gebied van projectmanagement dan van performance management. Prestatiemetingen helpen ons bij het managen van de prestaties, en prestaties gaan uiteindelijk over de resultaten die we willen bereiken, de verschillen die we nastreven, de impact die we willen hebben. Niet over hoe druk we het hebben.

Maak uw doelstellingen resultaatgericht voordat u op zoek gaat naar meetpunten om ze te monitoren.

4. Meetbare doelen worden helder en concreet geformuleerd.

Het is een diepgewortelde gewoonte om zakelijke dingen te schrijven in managementjargon. We weten dat het een probleem is omdat we het een label hebben gegeven: managerstaal, jargon. We zijn er cynisch over, we lachen ermee, maar wanneer stoppen we ermee? Met name voor de doelstellingen die we willen meten, vormen dat mistig taalgebruik het grootste obstakel voor zinvolle metingen. We gaan processen optimaliseren, de kwaliteit verhogen, beter managen. Vage termen met veel mist omheen.

Vervang het managersjargon door woorden die een kind ook kan begrijpen.

5. Je kunt niet meten wat je niet kunt waarnemen.

Meten is gebaseerd op een wetenschappelijke methode. Het brengt objectiviteit in onze beslissingen over wat werkt en wat niet werkt en in welke mate. En dus moet een goede meting worden opgebouwd uit waarneembaar bewijs. Als je geen verschil kunt waarnemen of ontdekken dat je probeert te maken, waarom zou je dan de moeite nemen om dat verschil te maken?

Voordat je het eens wordt over een maatregel, moet je eerst heel duidelijk zijn over het waarneembare bewijs dat je ervan zal overtuigen dat je doel bereikt is.

6. Een prestatiecultuur groeit met buy-in, niet met afvinken.

Als mensen inzien dat meten deel uitmaakt van hun 'echte werk', dan hebben we een buy-in. En alleen dan hebben we collega’s die metingen gebruiken voor het hoogste doel, namelijk leren en verbeteren.

Geef mensen de controle over het bouwen van de prestatiemetingen die ze zullen gebruiken door middel van Meetteams.

7. Veronderstelling is de moeder van alle slechte prestatiemaatstaven.

Er zijn meestal verschillende manieren om een prestatiemaatstaf te implementeren. Licht verschillende formules voor het berekenen van verschillen, verschillende bronnen van gegevens en verschillende grenzen over wat wel of niet moet worden opgenomen of uitgesloten. En al te vaak worden mensen overgelaten om aan te nemen wat de bedoeling was. En te vaak hebben ze het mis. Vermijd aannames en detailleer elke meting precies.

8. Maak dashboards en rapporten nuttig, niet alleen interessant.

Het is verbazend dat, zo lang nadat performance dashboards op de wereld zijn gekomen, dashboards nog steeds meer gaan over mooie tabellen en donut grafieken dan over het goed monitoren van prestaties en de link leggen tussen actie en resultaat.

9. Fundamentele verbetering vraagt hefboomwerking, geen dwang.

Fundamentele verbetering is wanneer je investeert in een verandering om de prestaties te verbeteren, je implementeert het één keer, en het blijft werken. Het is als het herstellen van je dak in plaats van voortdurend de volle emmertjes met opgevangen water leeg te gieten.

Haal meer uit je verbeteringsbudget door de fundamentele oplossing te vinden, niet door symptomen te bestrijden.

10. Succes houdt van snelheid, niet van wachten op perfectie.

Gebruik de energie van je meetteam om de eerste stappen te zetten. Door te wachten op de ideale meetpraktijk verlies je zoveel momentum dat je nergens komt. Doe een nulmeting, kijk of het resultaat je helpt om je werking te verbeteren en stuur indien nodig je meetsysteem bij.