Share knowledge and exchange experiences
to achieve and maintain excellent sustainable results.

Gemba in de praktijk bij Special Olympics

Gemba, Quèsaco?

Het gaat over één van de vijf principes van Lean, letterlijk betekent Gemba ‘de werkelijke plaats’ (vrij vertaald: werkvloer). Een Gemba walk houdt in dat je naar de werkvloer gaat van een onderneming. Je begeeft je dus daar waar waarde voor de klant gecreëerd wordt om te observeren hoe de activiteiten uitgevoerd worden. Je gaat in discussie met de werknemers om problemen en mogelijkheden voor verbetering vast te stellen.

Wat is er specifiek aan Gemba?

Tot hier, niets mysterieus. Wat is er dan specifiek aan Gemba? Via deze aanpak kan je de vinger aan de pols leggen van een onderneming en haar prestaties. Een Gemba walk wordt uiteraard voorbereid. Aan de deelnemers die het bezoek organiseren wordt op voorhand het nodige hiervoor bezorgd: een vragenlijst, te observeren elementen, medewerkers die gesproken moeten worden. De voorbereiding focust op actuele problemen of op problemen die men aan het oplossen is en waarvan men het effect wil meten. De focus kan echter evengoed liggen op domeinen waar zich nog geen problemen stellen – het is immers even belangrijk om te begrijpen ‘wat goed loopt en waarom’. Eens op het terrein, biedt de voorbereiding een kader om systematisch gegevens te verzamelen.

Gemba nodigt de observator uit om zich in de activiteiten op de werkvloer onder te dompelen. Dat houdt in dat elk gegeven, elke observatie belangrijk is en meegenomen wordt, zelfs wat op het eerste zicht weinig betekenis heeft en ook wat niet voorzien was. Naast de voordelen kan die voorbereiding immers ook het gezichtsveld beperken. De kracht van Gemba is dat je je daar begeeft waar waarde gecreëerd wordt, en zo kom je mogelijk onvoorziene informatie tegen die zeker zo belangrijk is. Moet je daarom de voorbereiding achterwege laten? Zeker niet, maar je er zeker niet toe beperken.

Special Olympics

Ondertussen werd de 36e editie van de Belgische Special Olympics afgesloten, Intys begeleidt de organisatie “Special Olympics Belgium” (SOB) nu drie jaar voor de globale optimalisatie van hun organisatie. Zij gebruiken de Gemba walk als een tool om de performantie van hun spelen te evalueren. Dit vullen ze aan met de evaluatie van de spelen door de organisatoren en atleten.

Hoe pakt Intys dit aan? We bereiden dit voor zoals hoger aangegeven. We voeren Gemba uit samen met de organisatoren (geleidelijk aan nemen ze de oefening zelf in de hand). Eenmaal op het terrein, openen we ogen en oren wijd en gaan we zo vlug mogelijk in dialoog met organisatoren en deelnemers over wat we observeren. De voorbereiding wordt soms even vergeten...

Dit leidt tot een massa observaties die we verwerken en prioriteren. Nadien worden ze geanalyseerd in work-shops en cross functionele teams. En dat werkt! Van de vijf verbeterdomeinen die prioriteit kregen in 2017 (en enkele kwamen niet voor in de voorbereiding) kenden drie een merkelijke verbetering in 2018. De twee domeinen waarvoor de resultaten middelmatig waren, worden de komende weken terug geanalyseerd. De workshops hiervoor worden voorbereid….

Wil je meer weten hierover ?

SOB heeft als missie om via sport sociale integratie van personen met een mentale beperking te bevorderen. In 2020 willen zij 20 000 atleten toegang verlenen tot een aangepaste sport (momenteel bereiken ze 12 500 atleten).

Intys Consullting is partner van SOB sinds 2016.