Share knowledge and exchange experiences
to achieve and maintain excellent sustainable results.

Zeven stappen voor een geslaagde benchmarking

Historiek

Benchmarking werd begin jaren 1980 ontwikkeld door Xerox en wordt sindsdien vaak door organisaties gebruikt om zich te verbeteren door zich te vergelijken met wie beter is.

Xerox werd geconfronteerd met zware investeringen in het beheer van hun stock. Zij wilden weten hoe marktleiders in hun sector dit aanpakten en nadien ook hoe ondernemingen in andere sectoren dit aanpakten. Zij ontdekten zo bij een onderneming die sportartikelen verkocht, een innovatieve methode voor de opvolging van orders en lieten zich daardoor inspireren.

Benchmarking bestudeert praktijken van ‘de beste organisaties’ in de markt, analyseert ze en past ze toe waar dit zinvol is. Gespecialiseerde literatuur en praktijkervaring geven aan dat men 4 tot 6 maanden moet rekenen voor men resultaat boekt. We kunnen er niet naast: zich laten inspireren door de ‘beste leerlingen’ vraagt tijd, doorzettingsvermogen en een methodische aanpak.

Deze benadering laat toe om processen te evalueren, sterkten en zwakten te bepalen en te kijken hoe men continu kan verbeteren op voorwaarde dat de stappen die verder beschreven worden systematisch gevolgd worden.

Benchmarking in de praktijk

Benchmarking biedt een rijke leerervaring. Het vereist echter aandacht dat de zoektocht naar ‘externe goede praktijken’ de interne dynamiek voor innovatie niet afremt. In een concurrentiele omgeving zal het uiteindelijk meer renderen om op basis van ‘goede praktijken’ een eigen weg te zoeken eerder dan simpelweg te kopiëren.

Benchmarking is niet alleen toepasbaar op ontwikkeling, productie, verkoop/distributie maar op het geheel van de processen, dus ook op producten, diensten en ondersteunende activiteiten.

Vier types van vergelijking

Men onderscheidt gewoonlijk vier types van benchmarkanalyses:

  1. De interne benchmark vergelijkt praktijken in de eigen onderneming. Over het algemeen is dit makkelijk toe te passen omdat gemeenschappelijke indicatoren vergeleken kunnen worden. Aandachtspunt is wel dat dit niet tot een ongezonde interne concurrentie mag leiden.
  2. De concurrentiële benchmark ligt per definitie gevoeliger omdat men raakt aan de directe concurrenten van de onderneming. Meestal ligt de focus voor de vergelijking hier eerder op producten/diensten dan op werkmethoden.
  3. Specialisten onderscheiden ook de functionele benchmarking met niet-concurrentiele partners binnen een zelfde sector. Omdat er geen concurrentiële en economische barrières zijn, is een diepere en gedetailleerde benadering mogelijk die heel verrijkend is.
  4. De generieke benchmark is een vergelijkende analyse met een onderneming van een andere sector. Volgens ons biedt dit type benchmarking het grootste potentieel voor creativiteit en innovatie. Door de specificiteit van elke sector zijn echter niet alle werkwijzen/concepten overdraagbaar.

7 stappen voor een geslaagde benchmarking

  1. Wat moet men vergelijken ?
    De focus moet liggen op domeinen waar voortuitgang mogelijk is, op aspecten die men wil verbeteren.
  2. Tot wie zich richten ?
    Men zoekt ‘leiders’ die uitblinken in de aspecten die men in de vorige stap afgebakend heeft.
  3. Welke maatstaven ?
    Criteria en de maatstaven worden gedefinieerd
  4. Informatie verzamelen.
    Geen enkele bron van informatie mag over het hoofd gezien worden. Zeker het standpunt van de klant moet in rekening genomen worden.
  5. Analyse.
    Twee vragen : waarin zijn wij beter en waarom ? Waarin zijn zij beter en waarom ?
  6. Actie ondernemen.
    Benchmarking is slechts de eerste stap naar verandering, nadien moet actie ondernomen worden.
  7. Een nieuwe benchmark.
    Een nieuwe benchmark lanceren om voortdurende verbetering te bevorderen.

En nu concreet, hoe benchmarking organiseren ?

We zijn er stellig van overtuigd dat het wiel niet telkens opnieuw uitgevonden moet worden en dat het vaak interessant is om buiten de eigen organisatie te kijken om te leren en om zich te verbeteren.

Daarom organiseert Bbest geregeld sessies om ervaringen uit te wisselen en ‘benchmarking groepen’. Organisaties die gelijkaardige interesses hebben (of gelijkaardige knelpunten hebben), zoeken en delen goede praktijken rond een specifiek thema. Deze uitwisseling kan verschillende vormen aannemen : we nodigen een organisatie uit die verder gevorderd/matuur is en die hun goede praktijken over het thema deelt ofwel organiseren we ‘gedeelde problem-solving’ waar de deelnemers samen oplossingen zoeken voor knelpunten in hun organisatie.

De thema’s voor deze uitwisseling worden ofwel door Bbest ofwel op vraag van leden bepaald.

Dus, breng ons zeker op de hoogte als u goede praktijken wil ontdekken in een specifiek domein of als u een bepaalde management praktijk wil verkennen.