Share knowledge and exchange experiences
to achieve and maintain excellent sustainable results.

Zelfmanagement

Consulteer gratis het Orakel in een klik...

16.00 is altijd te laat en te vroeg voor eender wat je wil doen. (J.P. Sartre)

Belangrijk en dringend

De klant voor alles, zeker in geval van problemen

De vijf succesremmers

De wet van Pareto

Definitie van samenwerken

Doe je werk in volgorde van prioriteit

Eén plus één is twee!

Eerst gedaan en dan gedacht, heeft menigeen voorbij de deadline gebracht

Ik heb er gewoon geen tijd voor

Je kan niet alles zelf doen

Leef nu

Multi-tasking is iets voor PC’s

Orde is alleen nodig voor wie te lui is om te zoeken

Reken af met het maandagmorgengevoel

Routines zijn niet per se slecht

Scoren

Telefoonafspraken

E-mailafspraken

Vergaderafspraken

Communicatie bestaat uit twee delen

Conflicten en e-mail

De beste manager

De directie heeft beslist

Goede vergaderingen zijn als het TV-nieuws

16.00 is altijd te laat en te vroeg voor eender wat je wil doen. (J.P. Sartre)

Maar uitstel is geen afstel, ook niet voor vervelende karweitjes. Hoe kan u voorkomen dat u de ellende voor u uitschuift ?

  • Maak een outputlijstje. Het schrappen van een afgewerkte (vervelende) taak doet deugd.
  • Pak aan. Net zoals in een koud zwembad springen is talmen alleen maar de pijn verergeren.
  • Doe vaker kleine beetjes. U heeft een hekel aan klassement ? Laat het dan niet ophopen, maar kuis dagelijks de boel op.
  • Beloon jezelf als je door een vervelende taak heen bent.

Belangrijk en dringend

Er is zoveel te doen, maar je kan niet aan alles prioriteit geven. Hoe maak je de keuze ?

Je deelt de taken in volgens "belangrijk" en "dringend".

 Dringend Niet dringend
Belangrijk

Crises
Dringende problemen
Projecten met een korte deadline

Plotse vergadering
Voorbereiding

Preventie
Planning
Opbouwen relaties
Processen optimaliseren

Niet belangrijkSommige mails, vergaderingen, telefoonsReclame in je post

Consultants die zich willen voorstellen

In de ideale situatie gaat het grootste deel van je tijd naar "Belangrijk - Niet dringend".

De klant voor alles, zeker in geval van problemen.

Wanneer een klant u of uw medewerkers contacteert om een probleem te melden, dan is dat een kans om te verbeteren. En het is absoluut essentieel dat de gecontacteerde persoon zijn verantwoordelijkheden volledig opneemt op dit vlak. Hoe kan u de klant helpen, zelfs als het probleem niet tot uw gebruikelijke bevoegdheid behoort ?

  • ofwel lost u het probleem op door een beroep te doen op de nodige medewerking;
  • ofwel zoekt u uit wie het probleem dient op te lossen (zelfs al vraagt dit een beetje tijd), meldt u het probleem aan deze persoon en vergewist u u ervan dat hij of zij alles in het werk zal stellen om de oplossing te vinden;
  • hoe dan ook contacteert u de klant opnieuw om hem te zeggen wie voortaan instaat voor de oplossing van zijn probleem.

De vijf succesremmers

REM 1 : onverschilligheid

Als een doelstelling je niet veel kan schelen, zal je niet de energie kunnen vrijmaken om ze te bereiken.

REM 2 : besluiteloosheid

Na de analyse komt de fase van het beslissen en uitvoeren. Blijven steken in analyses en plannen verhindert je resultaten te bereiken.

REM 3 : twijfel

Een kritische houding is gezond. Zodra twijfel het vertrouwen in jezelf of in je collega's ondermijnt, is het een succesremmer.

REM 4 : ongerustheid

Ongerustheid is een nuttige karaktertrek. Het houdt je scherp. Als je gaat piekeren en in rondjes draaien, heb je een overdosis.

REM 5 : voorzichtigheid

Wie niets doet, kan niets mis doen, maar komt ook nergens.
Verantwoorde risico's nemen is positief, "fauten maken mach".

De wet van Pareto.

Pareto zegt dat 20% van de oorzaken resulteert in 80% van de gevolgen.

Anders bekeken :

• Met 20% van je inspanningen haal je 80% van je resultaat.

• Met 80% van je inspanningen haal je 20% van je resultaten.

Heeft u al eens een Pareto-grafiek gemaakt van uw tijdsbesteding versus uw resultaten?

 

 

 

 

 

Definitie van samenwerken

Uw probleem is het mijne.

Niet omgekeerd.

Doe je werk in volgorde van prioriteit

Misschien klinkt het wat triviaal, maar het is erg verleidelijk om de eenvoudige klusjes met lage opbrengsten het eerst te doen en de lastige klussen met hoge opbrengsten het laatst. Na al het andere te hebben gedaan, heb je dan geen tijd meer over, tot het te laat is.

Eén plus één is twee!

"Ik heb één steen en jij hebt er ook één. Als we ruilen, hebben we op het einde van de rit elk één steen. Ik heb één idee en jij hebt er ook één. Als we ruilen, hebben we op het einde van de rit elk twee ideeën."

Eerst gedaan en dan gedacht, heeft menigeen voorbij de deadline gebracht.

Velen onder ons hollen de ganse dag, alles aanpakkend wat zich voordoet.

Als we elke dag een paar minuten reserveren om een beetje na te denken en om onze weg uit te stippelen, komen we een heel eind verder. Daarom :

Uw eerste 30 minuten van elke week besteed je aan je weekplanning, je eerste 10 minuten van elke dag aan je dagplanning.

Ik heb er gewoon geen tijd voor.

Hoe kan je tijd maken ?

  • Schrijf 3 belangrijke zaken op die u al lang uitstelt, en die u in feite onmiddellijk kan starten.
  • Beeldt u in dat u een extra uur zou hebben elke week, uw 169ste uur. Een uur zonder afspraken, een leeg uur, een “magisch” uur. 60 minuten om te doen wat u eigenlijk al langer had moeten doen, maar waar u nooit de tijd voor vond.
  • Stel je voor dat je vorige week zou kunnen overdoen, waar zou je dit “magisch” uur dan inpassen ? Overloop daartoe je agenda van vorige week.
  • Plaats dit magisch uur dààr tijdens deze week.
  • Maak van het “magisch uur” een wekelijkse gewoonte.

Je kan niet alles zelf doen

Wanneer u zich overbelast voelt door uw te talrijke taken, dan bestaat er een praktisch middel om deze uit te voeren opdrachten te sorteren : de 4D-controle.

1. Dump.

Er zijn een boel dingen die niet moeten gedaan worden. Die keil je beter de vuilbak in.

vb. Een consultant die je iets wil verkopen wat je niet nodig hebt, kan je op andere gedachten brengen door te zeggen dat het wel interessant is, maar dat je er geen budget voor hebt. Plots heeft die consultant ook geen dringende behoefte aan een persoonlijk contact.

2. Delegeer.

Wat een ander beter, sneller en goedkoper kan, moet je niet zelf doen. Volg daarbij de werkwijze die in de managementopleidingen wordt aangeleerd.

3. Doe later.

Wat je toch zelf wil en moet doen, plan je in je agenda. Maak een afspraak met jezelf.

4. Doe nu.

Als het belangrijk genoeg is om te doen en zodanig dringend dat het vandaag moet, stel je een timing voorop waarbinnen het moet afgewerkt zijn en begin je er aan.

Leef nu.

  • 40% van onze tijd melken we over dingen die gebeurd zijn. Helaas, gedane zaken nemen geen keer.
  • 40% van onze tijd broeien we op dingen die ons misschien zouden kunnen overkomen.
  • 20% van onze tijd werken we productief in het NU. De enige weg daartoe is concentratie. Werk aan 1 job tegelijk en concentreer je sterker dan gewoonlijk. Zo krijgen de zorgen niet de bovenhand.

Multi-tasking is iets voor PC’s

Werk slechts aan één taak tegelijk. Formuleer vooraf wat je wil bereiken, controleer of deze taak je dichter bij de realisatie van je doelstellingen brengt en concentreer je extra goed op deze ene taak. Laat je niet afleiden door rommel op je bureau, een binnenkomende e-mail of reclamedrukwerk.

Orde is alleen nodig voor wie te lui is om te zoeken?

Dat is wel een erg zwak excuus voor die troep op je bureau. De stukken die je nog moet lezen, aantekeningen, blaadjes papier, groeiende stapels rapporten die elk moment kunnen omvallen, leiden alleen maar je aandacht af en verhinderen dat je georganiseerd werkt.

Ruim dus je werkplek op. Begin met een van de stapels op je bureau. Gebruik de logica van de vier D’s (cf. Tip "Je kan niet alles zelf doen") als selectiecriterium. En als je twijfelt of iets moet gearchiveerd worden, doe je de noodzakelijkheidtest : Als ik dit weggooi, zou iemand het dan missen ? Probeer elk document maar één keer aan te raken.

Reken af met het maandagmorgengevoel

CON-FU HEEFT GEZEGD:
"Het maandagmorgengevoel kan je eenvoudig vermijden door zeven dagen per week te werken"

Op maandagochtend voelt u zich doorgaans ongelukkig? Dat is vrij begrijpelijk. Ons maandagochtendhumeur zou namelijk niets anders zijn dan een conflict tussen onze natuurlijke driften en onze professionele verplichtingen. De volgende tips helpen u misschien af van dit vervelende gevoel:

- Raadpleeg de weekplanning en verheug u op de interessante projecten waaraan u gaat deelnemen.

- Stel uw programma voor de dag op.

- Ga aan het werk en begin, indien mogelijk, niet met de taak die u het minst interesseert.

Routines zijn niet per se slecht

De dagelijkse routine is de meest krachtige : hoe vaak bent u reeds ongeschoren op het werk gekomen ? Je ochtendkoffie vergeet je nooit. Heeft u een dagelijks terugkerende taak, bouw er dan een routine rond. Uw dagplanning hoort daarbij. Ideaal dus om dit met je eerste koffie te laten samenlopen.

De meest praktische routine is de wekelijkse : werkoverleg elke donderdag ? Dan is het logisch dat u de agenda samenstelt elke maandag.

Een maandelijkse routine bestaat niet.

Scoren

Resultaat boeken komt niet vanzelf.

Het begint bij het nemen van initiatief.

Daar heb je lef voor nodig, creativiteit, een goed idee.

Goede ideeën vind je in je directe werkomgeving : zaken die je alle dagen storen en die je wil veranderen, gezond boerenverstand die complexe werkmethodes kunnen vereenvoudigen.

De tweede stap is het uitwerken van de idee.

Daar heb je doorzettingsvermogen voor nodig, want niets komt vanzelf.

De derde stap is afronden. De bal moet uiteindelijk tussen de palen belanden, niet ergens in het strafschopgebied.

Telefoonafspraken

1. Telefoneren is voorbehouden voor

  • dringende vragen die onmiddellijk een antwoord of actie vragen
  • complexe onderwerpen die een interactieve uitwisseling van informatie vereisen
  • één tot één relaties

2. Een telefoon rinkelt tot iemand opneemt … graag binnen de 5 beltonen.
Wie afwezig is schakelt zijn toestel door naar een collega, het secretariaat of zijn GSM.

3. Wie belt, is een (interne) klant die iets nodig heeft.
Als je zelf niet kan helpen, dan biedt je een alternatief aan.

4. Stel je voor en spreek duidelijk.

5. Een uitgaand telefoongesprek bereid je voor: situeer waarvoor je belt, geef duidelijk aan welke informatie je nodig hebt, wat je verwacht van de gesprekspartner.

6. Beëindig het telefoongesprek met een korte samenvatting van de afspraken.

E-mailafspraken

1. Iedereen verwerkt weliswaar dagelijks zijn e-mail, maar een antwoord verwacht je binnen de door de verzender gespecificeerde termijn die minstens 24 uur bedraagt. Voor een sneller antwoord, gebruik je telefoon, persoonlijk contact …

2. Geef in de subjectlijn duidelijk aan waarover het bericht gaat, wat van de ontvanger verwacht wordt.

3. Gebruik de mogelijkheden die de software je biedt: follow-up, rules, automatische handtekening met je telefoonnummer, wanneer je langer dan één dag afwezig bent schakel je je out-of-office in …

4. Een mailbericht is maximaal één scherm lang, is zakelijk, goed gestructureerd en behandelt slechts 1 onderwerp.

5. Alleen de hoofdbestemmeling onderneemt actie (niet de personen in cc.)

  • één hoofdbestemmeling is ideaal.
  • geef duidelijk de verwachte actie aan.
  • beperk de personen in “cc.” tot het absolute minimum. Mail is geen paraplu.

6. Hanteer correcte taal en spelling, verzorg de lay-out van je bericht.

7. Spelletjes, kettingmail, discussies en geruzie horen niet thuis in professionele communicatie.

8. Druk alleen berichten af als het echt nodig is.

9. Informatie van blijvende waarde staat op het intranet, niet in een mail aan iedereen.
Dat geldt ook voor documenten die geconsulteerd of bewerkt worden door collega’s.

10. Respecteer de netiquette: wees ruimdenkend bij het ontvangen, terughoudend en respectvol bij het verzenden. Lees je eigen bericht kritisch na vooraleer het te verzenden.

Vergaderafspraken

1. Elke vergadering begint stipt op tijd en duurt niet langer dan strikt nodig.

2. Agenda en te bespreken documenten worden vooraf doorgenomen.

3. Presentaties zijn kort, volledig en duidelijk.

4. Luisteren is even belangrijk als spreken.

5. Wij komen uit voor onze mening en argumenteren ons standpunt.

6. Wij pakken de problemen aan, niet de personen.

7. Geen onderonsjes, geen confrontaties, wel samenwerking.

8. Wij streven consensus na, wij willen vooruit.

9. Conclusies formuleren wij kort en krachtig.

10. Een overzichtelijk verslag bevestigt snel de afspraken.

Communicatie bestaat uit twee delen

Het deel waar we het meest aan denken is het informeren, het praten, het doorgeven...

Maar de andere kant is minstens zo belangrijk : het luisteren.

Laat luisteren niet aan het toeval over. Als iemand iets wil zeggen, maar je hebt het te druk en je beslist niet te zullen luisteren, zeg dat dan. Vraag de persoon later terug te komen.

Als je beslist wel te luisteren, zet dan alles uit je hoofd en

... laat je belangstelling blijken.

... blijf geconcentreerd.

... stel vragen.

... zoek naar de sleutels : wat wil die persoon je precies duidelijk maken?

... voorkom onderbrekingen.

... luister met meer dan je oren alleen.

... maak aantekeningen.

Conflicten en e-mail…

Als je iemand een vervelende boodschap moet geven in een persoonlijk contact, dan kan je zijn of haar reactie onmiddellijk zien. Als je je niet duidelijk of te sterk hebt uitgedrukt, kan je onmiddellijk bijsturen, zelfs nog voor je je boodschap helemaal afrondt.

Als je diezelfde boodschap telefonisch overbrengt, dan mis je een groot deel van de non-verbale communicatie. Je neemt dus een risico. Je kan nog wel snel bijsturen op basis van de reactie van je gesprekspartner.

Als je diezelfde boodschap via een brief overbrengt, dan mis je ook deze kans. Gelukkig worden de meeste brieven tweemaal nagelezen. Eenmaal bij het opstellen, eenmaal bij het afdrukken. Je kan je dus bedenken en de formulering aanpassen.

Als je diezelfde boodschap via mail verstuurt, mis je ongeveer alle bijsturingsmogelijkheden. E-mail is een potentiële bron van conflicten.

De beste manager…

"De beste manager is diegene die talentvolle mensen weet te vinden om de dingen te doen,

en die ook zijn zin weet in te tomen om zich te mengen terwijl zij deze dingen doen."

(Theodore Roosevelt)

De directie heeft beslist dat ...

Met dit zinnetje kan u ongeveer alle kritiek smoren. Er zijn managers die zich inbeelden dat door alle kritiek te beletten de mensen alles wel zullen vergeten. Het omgekeerde is echter waar. Als u iets opgekropt houdt, kan u er van op aan dat het vroeg of laat explodeert. Relevante achtergrondinfo geven is effectiever dan een parapluhouding.

Goede vergaderingen zijn als het TV-nieuws…

  • Vangt aan precies op tijd, ongeacht wie er ontbreekt.
  • Heeft een gestructureerde inhoud.
  • Is 100% voorbereid.
  • Start met de aankondiging van de hoofdpunten.
  • Duurt niet te lang.
  • Eindigt precies op tijd (of eerder)